Lauinger Immobilienverwaltung
Frank Lauinger
Kfm.der Grundstücks- u. Wohnungswirtschaft
Johann-Sebastian-Bach-Str. 132
D - 72766 Reutlingen
Telefon: (07121) 4 86 99 96
Telefax: (07121) 4 86 99 97 info@immoverwaltung-lauinger.de
LEISTUNGEN
WEG – Verwaltung:
Grundleistungen
Zu den Grundleistungen gehören die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WE - Gesetz aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Ferner sind folgende Leistungen in der Verwaltervergütung enthalten.
Dies sind:
a.) Wirtschaftsplan
Erstellen eines Wirtschaftsplanes für jedes Kalenderjahr. In diesem Wirtschaftsplan ist die Verteilung der Gesamtkosten nach dem einzelnen Umlageschlüssel ersichtlich. Jeder Eigentümer erhält für sein Sondereigentum einen Wirtschaftsplan. Dieser Wirtschaftsplan wird bei einer Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit entschieden, sofern in der Gemeinschaftsordnung keine andere Regelung festgehalten worden ist.
b.) Jahresabrechnung
Erstellen einer Jahresabrechnung über die Hausgeldeinnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr). Jeder Eigentümer kann nach Terminabsprache die Unterlagen der Jahresabrechnung während der Bürozeiten bei der Verwaltung einsehen.
c.) Eigentümerversammlung
- Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung pro Jahr einschließlich sämtlicher Vorbereitungsarbeiten.
- Mit dem Verwaltungsbeirat werden Termin, Tagesordnung und Beschlußvorlagen vor der Eigentümerversammlung abgestimmt.
- Erstellen eines Protokolls der Eigentümerversammlung einschl. Versand je einer Kopie pro Eigentümer an die zuletzt bekannt gegebene Anschrift.
d.) Hausordnung
Eine Hausordnung wird von der Hausverwaltung für eine Eigentümerversammlung vorbereitet, vorausgesetzt es wurde noch keine Hausordnung beschlossen. Nach Beschlußfassung wird die Verwaltung die Einhaltung der Hausordnung überwachen.
e.) Verträge für die Wohnungseigentümergemeinschaft
Die Hausverwaltung schließt Wartungs-, Lieferanten-, Werks- und Dienstleistungs-verträge, insbesondere Versicherungsverträge ab. Sie kann Hausmeister/Hauswarte oder sonstige Dienstleistungskräfte nach entsprechender Beschlussfassung einstellen.
f.) Ganzjährige Beratung durch die Verwaltung
Die Hausverwaltung steht jedem Miteigentümer zur Lösung sämtlicher Probleme, die das Gemeinschaftseigentum betreffen, beratend zur Verfügung.
g.) Überwachen der Dienstkräfte
Die Hausverwaltung betreut, überwacht und berät den Hausmeister und andere Angestellte.
h.) Verwaltung gemeinschaftliches Vermögen
Das Vermögen wird grundsätzlich nur im Namen der Eigentümergemeinschaft eröffnet und geführt, dies gilt auch für Rücklagen.
i.) Rechnungsüberprüfung
Sachliche und rechnerische Prüfung sämtlicher Instandhaltungs-, Lieferanten- und Dienstleistungsrechnungen sowie der Hausmeister- und Waschmünzenkasse.
j.) Laufende Buchführung
Einrichten einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung über den gesamten Verwaltungszeitraum gem. den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetz bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. In der Buchhaltung sind folgende Leistungen enthalten:
- führen und abrechnen von Hausgeldkonten für jedes Sondereigentum;
- Überwachung sämtlicher Hausgeldeingänge auf dem Verwaltungskonto der Eigentümergemeinschaft gemäß dem Beschluß der Eigentümerversammlung;
- für jede Kostenart ein separates Ausgabenkonto erstellen und führen, jedoch ohne Ausweisung der Mehrwertsteuer bei einer Mehrwertsteueroption der Eigentümergemeinschaft;
- buchen sämtlicher Rücklagenkonten der Eigentümergemeinschaft und Erstellung einer Rücklagendarstellung für jeden einzelnen Eigentümer.
- veranlassen der jährlichen Ablesung der Erfassungsgeräte im Sondereigentum, Weiterleitung der angefallenen Kosten der Gemeinschaft an die Abrechnungsfirma der Heizkostenabrechnung. Einbuchen der erstellten Einzelabrechnungen von der Abrechnungsfirma in die Jahresabrechnung;
k.) Ständige technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
- Zur Werterhaltung und um anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch regelmäßige, mindestens viertel- / halbjährliche Begehungen des Gesamtobjektes, auf Wunsch in Begleitung des Verwaltungsbeirates oder interessierter Miteigentümer.
- Das Begehungs-Protokoll ist die Basis für die Planung der Instandhaltung und Instandsetzung. Beratung über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.
l.) Öffentlich-rechtliche und private Belange
Gegenüber privaten sowie öffentlich-rechtlichen Belangen Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind (im Regelfall gemäß Mehrheitsbeschluß).
m.) Schlüsselbestellungen
Bestellen von Schlüsseln und Schließzylinder aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder- und Gemeinschaftseigentum.
n.) Sicherheitseinrichtungen
Veranlassen der Überwachung durch Fachleute von Sicherheitseinrichtungen an
- der Heizung,
- den Aufzügen,
- den Blitzschutzanlagen,
- den Lüftungsanlagen
- den Notbeleuchtungen
- den automatischen Garagentoren,
- den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen, Funktion- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern, Fluchtwegen usw.,
- Terminvereinbarungen und Abrechnungen mit den Handwerkern, dem Technischen Überwachungsverein und sonstigen Fachleuten.
o.) Allgemeine Verwaltungsaufgaben
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es die gemeinschaftlichen Belange betrifft.
Wie bei einem Eisberg im Wasser sehen die Eigentümer nur einen geringen Anteil von der Leistung ihres Verwalters.
(Quelle: Bundes-Fachverband Wohnungsverwalter e.V.)
Das sieht der Eigentümer:
Wirtschaftsplan - Hausgeldabrechnung - Eigentümerversammlung - Rundschreiben - Aushänge - Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage - Individuelle Leistungen wie Beratung/Information - Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen.
Einen etwas tieferen Einblick in die Verwalterleistung erhalten Verwalterbeiräte:
Veranlassen von Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen - Preisanfragen - Ausschreibungen - Erstellen von Preisspiegeln - Beratung - Auftragsvergabe - Rechnungskontrolle - Belegprüfung - Vorbereitung der Eigentümerversammlung - Ortstermine - Beiratsgespräche - Korrespondenz und Verträge - Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung - Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld.
Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht:
Kaufmännische Leistungen:
Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge - Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen - Bearbeiten von Lastschriftbuchungen - Überwachen von Zahlungseingängen - Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand - Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten - Rechnungskontrolle - Anweisen und Veranlassen von Zahlungen - Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung - Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen - Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft - Errechnen, Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen - Erstellen von Wirtschaftsplan, Abrechnungen- Veranlassen von Heizungsabrechnungen - Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch -Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommensteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.)
Technische Leistungen:
Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln - Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen) - Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister - Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne) - Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-Gewässerschutz-Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug- Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung - Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.) - Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherungen - Vergeben/Überwachen von Instandsetzung- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnen - Beauftragen von Sachverständigen - Kennen und Beachten von z.B. DIN-Best., Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen.
Allgemeine Verwaltung:
Korrespondenz mit Eigentümern - Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten - Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung - Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft - Beraten von Eigentümern, Hausmeistern - Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungsdienstleistungen, Lieferverträgen etc.) - Terminabstimmung, Saalbestellung - Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung - Erstellen der Beschlussniederschrift einschl. versenden an alle Eigentümer - Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtung, Hausgeldklagen - Erstellen von Genehmigungen (Telefon Veränderungen Vermietungen, gewerbl. Nutzung) - Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeistern) - kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht.
Mietverwaltung:
Zu den Aufgaben des Verwalters gehören:
- Übernahme der Wohnungs- bzw. Gewerbeeinheiten zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns
- Einweisung der Mieter in die Wohn- oder Gewerbeeinheiten,
- Einzug der Mieten und der Nebenkosten, Überwachung des Mieteinganges,
- Korrespondenz mit den Mietern, Behörden, Handwerkern und Dritten
- Geltendmachung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung gegenüber den Mietern,
- Erklärung von Kündigungen des Mietverhältnisses im Falle des Vorliegens eines wichtigen Grundes, z.B. eines Zahlungsrückstandes des Mietzinses von 2 Monaten,
- Entgegennahme von Kündigungen durch den Mieter,
- Abwicklung der Rückgabe der Mietsache durch den Mieter wie z.B. Prüfung der ordnungsmäßigen Vornahme einer eventuell vom Mieter geschuldeten Endrenovierung, Abwicklung der Kautionen und sonstigen Sicherheiten mit dem ausziehenden Mieter,
- bestmögliche Neuvermietung im Falle eines Leerstandes,
- gewissenhafte Prüfung von Mietinteressenten
- Aktiv- und Passivprozesse, vergleichsweise Regelungen zu treffen, geschuldete Beträge zu stunden oder sonstige Rechtshandlungen im Rahmen der ordnungsgemäßen Geschäftsführung vorzunehmen,
- zeitgerechte Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben in einer ordnungsmäßigen Buchhaltung,
- Erstellung einer ordnungsmäßigen Jahresabrechnung zum 31.12.,
- Aufnahme festgestellter oder vom Mieter angezeigter Mängel, Beauftragung der Instandhaltungsmaßnahmen sowie der Mängelbeseitigung.
- Veranlassen von Schlüsselbestellungen und Schließzylindern aus der Sicherheitsanlage
- Sicherheitseinrichtungen
Mietverwaltung:
Veranlassen der Überwachung durch Fachleute von Sicherheitseinrichtungen an
- der Heizung,
- den Aufzügen,
- den Blitzschutzanlagen,
- den Lüftungsanlagen
- den Notbeleuchtungen
- den automatischen Garagentoren,
- den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen,
Funktion- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren,
Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern, Fluchtwegen usw., - Terminvereinbarungen und Abrechnungen mit den Handwerkern, dem Technischen
Überwachungsverein und sonstigen Fachleuten.
